Deze pagina is vooral relevant als je namens een bedrijf of organisatie DichtDoos gebruikt,
bijvoorbeeld voor een afscheidsgedicht voor een medewerker of een lootjesgroep op de
werkvloer, en daarbij zelf verwerkingsverantwoordelijke bent voor de gegevens van je collega's.
Voor gewoon particulier gebruik hoef je hier niets mee te doen, dan is de
privacyverklaring voldoende.
Wanneer is dit van toepassing
Gebruik je DichtDoos als bedrijf om persoonsgegevens van anderen te laten verwerken, bijvoorbeeld
namen en emailadressen van collega's in een lootjesgroep, dan ben jij de
verwerkingsverantwoordelijke en treedt DichtDoos op als verwerker. De Algemene Verordening
Gegevensbescherming (AVG) schrijft dan een verwerkersovereenkomst voor.
De kernafspraken
Onderstaande punten vormen de basis van de verwerkersovereenkomst tussen jouw organisatie en DichtDoos:
- Doel en aard van de verwerking: het genereren van gedichten en het faciliteren
van lootjesgroepen, inclusief het versturen van bijbehorende emails.
- Categorieën gegevens: namen, emailadressen, en de door deelnemers zelf
ingevulde feiten en wensen.
- Categorieën betrokkenen: medewerkers of andere personen die door jouw
organisatie worden uitgenodigd voor een gedicht of lootjesgroep.
- Subverwerkers: Anthropic (genereren van gedichttekst), Mollie (betalingen),
Mailtrap (email). Wijzigingen in deze lijst worden via de website gecommuniceerd.
- Beveiliging: wachtwoorden gehasht, IP adressen nooit ruw opgeslagen,
versleutelde verbinding, geheime sleutels alleen server side, zie de
privacyverklaring voor het volledige overzicht.
- Geheimhouding: DichtDoos gebruikt de verwerkte gegevens uitsluitend voor het
leveren van de dienst, nooit voor eigen doeleinden.
- Meldplicht datalekken: een datalek dat gegevens van jouw organisatie raakt,
wordt zonder onnodige vertraging aan jou gemeld zodra DichtDoos hiervan op de hoogte is.
- Bewaartermijn en verwijdering: gegevens worden bewaard zolang de groep of het
account bestaat, en op verzoek verwijderd.
- Audit: op redelijk verzoek verstrekt DichtDoos informatie om aan te tonen dat
aan deze afspraken wordt voldaan.
Een ondertekend exemplaar
Bovenstaande punten geven de standaardvoorwaarden weer. Heeft jouw organisatie een formeel,
ondertekend exemplaar nodig, bijvoorbeeld voor een eigen verwerkersregister, stuur dan een
verzoek naar info@aphelos.com met de naam van je
organisatie, dan sturen we een ondertekenbaar exemplaar toe.